Quando se cria um novo item (por exemplo, pasta, relatório ou gráfico), ele é particular. Somente você pode vê-lo, editá-lo e assim por diante. Um item particular é ilustrado com um ícone cinza.

Quando estiver pronto para permiter o acesso ao item a outros, poderá publicá-lo. Isso irá ativar qualquer conjunto de regras deste item ou herdadas de um nível superior. O ícone do item aparece em quatro cores, indicando que está dinâmico.