Quando si crea un nuovo elemento (per esempio, cartella, prospetto o grafico), questo è privato. Solo l'utente è in grado di visualizzarlo, eseguirlo, modificarlo, e così via. Un elemento privato è illustrato con una icona grigia.

Quando si è pronti a consentire agli altri di accedere l'elemento, lo si può pubblicare. Questa azione attiva tutte le regole impostate sull'elemento stesso o ineritate da un livello superiore. L'icona dell'elemento appare a colori pieni, per indicare che l'elemento è dinamico.