A l'aide des fonctionnalités de formatage, vous pouvez :

• L'apparence des données du rapport, par exemple la police, taille, le style (italique, gras ou souligné), la couleur (du premier plan et de l'arrière-plan) la position et la justification. Vous pouvez aussi dessiner des cases autour des données. Ces propriétés vous permettent de mettre l'accent sur des valeurs critiques et d'attirer l'attention aux rapports de données importants.

  Vous pouvez également sélectionner quel caractère utiliser pour marquer la position de la décimale, en employant soit un point (.) soit une virgule (,), conformément à la convention du pays dans lequel le rapport sera lu. Vous pouvez même choisir quel caractère à utiliser pour représenter une valeur nulle et des données manquantes. Pour plus d'informations, consultez Formatage de données de rapport.

• Replacer les données dans leur contexte en les « encadrant » d'en-têtes, de pieds de page et de titres de colonne personnalisés. Des champs et des images peuvent être compris dans les en-têtes et pieds de page. Comme avec les données, vous pouvez spécifier la police, la taille, le style, la couleur, la position et la justification d'un titre de colonne, en-tête ou pied de page, ainsi qu'encadrer ceux-ci de cases ou de lignes. Ces dispositifs d'encadrage permettent d'expliquer le contexte des données et de retenir l'attention des lectures. Pour plus d'informations, consultez Utilisation d'en-têtes, pieds de page, titres et étiquettes.
• Mise en page du rapport à l'écran ou sur la page imprimée. Vous pouvez choisir les marges du rapport, où placer les en-têtes et pieds de page, où placer les images d'arrière-plan (les filigranes) et comment organiser les colonnes du rapport, (que ce soit régler l'espace autour de et entre les colonnes, régler la largeur et l'ordre de colonnes ou bien empiler les colonnes les unes sur les autres afin de réduire la largeur du rapport). L'emploi de la couleur et des lignes permet de distinguer visuellement entre différents colonnes, lignes ou groupes de tri. Si vous le souhaitez, vous pouvez dessiner des bordures autour de certaines parties du rapport ou autour du rapport entier.

  Vous pouvez mettre en page le rapport de sorte à l'optimiser pour différents environnements d'affichage tels que des écrans de différentes tailles et résolutions, et des pages imprimées de différentes tailles. Vous pouvez créer des panneaux de rapport multiples sur une seule page pour imprimer des labels. Il est même possible de combiner plusieurs rapports en un seul fichier afin de les afficher ou imprimer comme un groupe. Pour plus de détails, consultez Mise en page de la page de rapport.

• Formater conditionnellement un rapport selon ses données. Vous spécifiez une condition qui, lors de l'exécution, est évaluée automatiquement pour chaque instance du composant de rapport que vous spécifiez, telle que chaque valeur d'une colonne de tri. L'option de formatage est appliquée à chaque instance du composant de rappport pour lequel la condtion est vraie. Par exemple, dans un rapport de ventes, vous pouvez attirer l'attention aux employés de vente qui dépassent le quota en mettant leurs noms en caractères gras et en utilisant une couleur différente. Pour plus d'informations, consultez Contrôle du formatage de rapports.
• Choisir un format d'affichage, tel que HTML (le format par défaut), PDF (le format de document portable Adobe Acrobat), Excel 2000 ou PostScript, de manière à répondre aux besoins d'affichage et de traitement des lectures du rapport. Pour plus d'informations et une liste de tous les formats d'affichage disponibles, reportez-vous à Choisir un format d'affichage
• Rendre un rapport accessible à tous les utilisateurs quels que soient leurs capacités physiques, leur type de navigateur ou leurs définitions d'écran. Par exemple, vous pouvez concevoir la police, la couleur, la mise en page et d'autres éléments de style du rapport afin de le rendre plus lisible par des lectures malvoyants. Vous pouvez également fournir des descriptions textuelles de tableaux et de graphiques pour rendre leurs informations plus accessibles par des gens qui se servent de navigateurs basés sur la parole ou sur le braille. Vous pouvez faire en sorte qu'un rapport soit conforme à toute directive d'accessibilité, telle que l'article 508 de la loi américaine de réhabilitation des personnes handicapées, à laquelle le rapport est soumis.

Les deux rapports suivants montrent la date de commande et les revenus totaux de commandes de la société Century Corporation au troisième trimèstre de 2000. Comparez la version formatée (sur la gauche) à la version non formatée (sur la droite) :

Vous noterez que le formatage appliqué à la version de gauche :

• Retiens l'attention du lecteur avec un en-tête et l'utilisation de couleur.
• Rend plus claire la signification du rapport grâce à l'en-tête et au remplacement du titre de la dernière colonne, de la valeur par défaut "Line Total", par "Order Total".
• Rend le rapport plus facile et plus attirant à lire en augmentant l'espace entre les lignes, en reformatant la date de commande et en employant des polices proportionnelles.
• Attire l'attention du lecteur vers des données importantes. Dans ce cas, sur les commandes supérieures à 500 000 $, en formatant conditionnellement ces lignes avec la couleur d'arrière-plan, la couleur de police et le style de police gras (pour le total de commandes).