Quand vous créez un nouvel élément (par exemple, dossier, rapport, ou graphique), il est privé. Vous êtes donc le seul à pouvoir le visualiser, le modifier, etc. Un élément privé est illustré avec une icône grise.

Quand vous êtes prêts à permettre aux autres d'accéder à cet élément, vous pouvez le publier. Cette action va activer toutes les règles de l'élément lui-même, ainsi que que celles héritées d'un niveau supérieur. L'icône de l'élément apparaît en couleur pleine pour indiquer qu'il est actif.