Además de usar las líneas de resumen para controlar el aspecto y el contenido de su informe, puede especificar criterios de WHEN para controlar las condiciones bajo las cuales aparecerán las líneas de resumen para cada valor de campo de clasificación vertical (BY). WHEN se admite con SUBFOOT, SUBHEAD, SUBTOTAL, SUB-TOTAL, SUMMARIZE, RECOMPUTE y RECAP. Para obtener más detalles sobre cómo utilizar la frase WHEN, consulte Cómo incluir condicionalmente líneas de resumen, subrayado, saltos de línea y saltos de página.

En un informe de ventas que cubra cuatro regiones (Midwest, Northeast, Southeast, y West; es decir, el Medio Oeste, el Noreste, el Suroeste y el Oeste, respectivamente) puede que solamente quiera mostrar un subtotal cuyo las ventas totales en dólares sean mayores de $11,500,000. La siguiente solicitud logra esto incluyendo los criterios que activan la visualización de un subtotal cuando las ventas en dólares son superiores a los $11,500,000 y la visualización de texto de pies inferiores cuando las ventas en dólares son inferiores a los $11,500,000.

TABLE FILE GGSALES
SUM UNITS DOLLARS
BY REGION
BY CATEGORY
ON REGION SUBTOTAL
WHEN DOLLARS GT 11500000
SUBFOOT
"The total for the <REGION region is less than 11500000."
WHEN DOLLARS LT 11500000
END

La salida es:

Region       Category     Unit Sales  Dollar Sales       
------       --------     ----------  ------------       
Midwest      Coffee           332777       4178513       
             Food             341414       4338271       
             Gifts            230854       2883881       
                                                         
The total for the Midwest region is less than 11500000.  
Northeast    Coffee           335778       4164017       
             Food             353368       4379994       
             Gifts            227529       2848289       
                                                         
The total for the Northeast region is less than 11500000.
Southeast    Coffee           350948       4415408       
             Food             349829       4308731       
             Gifts            234455       2986240       
                                                         
*TOTAL Southeast              935232      11710379       
                                                         
West         Coffee           356763       4473517       
             Food             340234       4202337
             Gifts            235042       2977092
                                                  
*TOTAL West                   932039      11652946
                                                  
                                                  
TOTAL                        3688991      46156290