Existen muchos tipos de formateo aplicables a su informe:

• El aspecto de los datos del informe, como la fuente, tamaño, estilo (cursiva, negrita o subrayado), color (de primer plano y fondo), posición y justificación. También puede dibujar marcos o líneas para encerrar o destacar los datos. Puede utilizar estas propiedades para destacar valores críticos o para llamar la atención sobre importantes relaciones entre los datos.

  También puede seleccionar el carácter empleado para marcar la posición decimal, mediante un punto (.) o una coma (,), para que coincida con la convención del país en que se va a leer el informe. Puede también elegir qué carácter usar para representar un valor nulo y datos no disponibles. Para más información, consulte Cómo dar formato a datos de informe.

• Dar contexto a datos enmarcándolos con encabezados, pies y títulos de columnas personalizados. Puede incluir campos e imágenes dentro de los encabezados y pies. Al igual que con los datos, puede especificar la fuente, tamaño, estilo, color, posición y justificación de los encabezados, pies y títulos de columnas, además de enmarcarlos con cuadros o líneas. Puede utilizar estos dispositivos de enmarcado para explicar el contexto de los datos y captar el interés del lector. Para más información, consulte Cómo usar encabezados, pies, títulos y etiquetas.
• Diseñar el informe en la pantalla o en la página imprimida. Puede escoger los márgenes del informe, dónde colocar los encabezados, pies e imágenes de fondo (marcas de agua) y cómo organizar las columnas de informe (ajustando el espacio alrededor y entre las columnas o el ancho y orden de las columnas, e incluso apilando una sobre otra para reducir el ancho del informe). Puede distinguir visualmente entre las diferentes columnas, filas o grupos de clasificación mediante colores y líneas. Si así lo desea, puede dibujar bordes para encerrar partes de un informe o bien todo el informe.

  Puede diseñar el informe para adecuarlo a diferentes entornos de visualización, tales como monitores de diferentes tamaños y resoluciones o páginas impresas de diferentes tamaños. Puede crear múltiples paneles de informe en una sola página para imprimir etiquetas. También puede combinar varios informes en un solo archivo para mostrarlos o imprimirlos como grupo. Para más información, consulte Cómo diseñar la página de informe.

• Aplicar un formato condicional a un informe en base a los datos que contenga. Especifique una condición que, cuando se ejecute el informe, pueda ser automáticamente evaluada para cada ocurrencia del componente del informe que especifique, como por ejemplo cada valor de una columna de clasificación. La opción de formato se aplica a cada ocurrencia del componente del informe para el cual se cumple la condición especificada. Por ejemplo, en un informe de ventas puede llamar la atención hacia el personal de ventas que superó la cuota, poniendo sus nombres en negrita o usando un color diferente. Para más información, consulte Cómo controlar el formato del informe.
• Escoger un formato de visualización, como HTML (por defecto), PDF (Formato de documento portátil Adobe Acrobat), Excel 2000 o PostScript para satisfacer los requisitos de visualización y procesamiento de los lectores. Para más información y una lista de todos los formatos de visualización disponibles, vaya a Cómo elegir un formato de visualización .
• Cómo hacer un informe accesible a todos los usuarios sin importar sus capacidades físicas, sus tipos de navegadores o sus ajustes de pantalla. Por ejemplo, puede diseñar la fuente, color y diseño de un informe, además de otros formatos que facilitan la lectura a personas con necesidades visuales especiales, y proporcionar textos descriptivos de tablas y gráficos para que su información quede a disposición de aquellos que utilicen navegadores con reconocimiento de voz o basados en Braille. Puede garantizar que un informe se ajuste a cualquier guía de accesibilidad, como la Sección 508 del Rehabilitation Act de los Estados Unidos, o cualquier otra guía a la que esté sujeto el informe.

Los dos informes siguientes muestran el número de pedido, fecha de pedido e ingresos totales por pedido para Century Corporation en el segundo trimestre de 2000. Compare la versión con formato (a la izquierda) con la versión sin formato (a la derecha):

Evalúe cómo el formato aplicado a la versión de la izquierda:

• Capta el interés del lector con un encabezado y el uso de distintos colores.
• Aclara el significado del informe mediante el encabezado y cambiando el título de la última columna de Total de línea (predefinido) por Total de pedidos.
• Facilita y mejora la lectura del informe aumentando el espacio entre las filas, reformateando la fecha de pedido y usando fuentes proporcionales.
• Dirige la atención del lector a los datos importantes. En este caso, a los pedidos superiores a $500,000, aplicando un formato condicional a estas filas, que incluye un color de fondo y fuente y (en el total de pedidos) un estilo negrita de fuente.