Los informes financieros siempre se inician en Report Painter, y luego se completan en Financial Report Painter.

Antes de desviarnos, especificamos CENTSTMT como origen de datos, y Report Painter, como herramienta. Report Painter debería estar abierto en su pantalla.

1. Empiece por bajar por el Inspector de objetos para comprobar que todos los campos de CENTSTMT están disponibles para su informe.
2. Haga un doble clic en los siguientes campos para llevarlos a la ventana de Report Painter: GL_ACCOUNT, ACTUAL_AMT y BUDGET_AMT. (Puesto que se han asignado nombres descriptivos a cada campo del archivo máster, éstos aparecen como títulos de columna.) Todos los campos son de tipo detalle, por defecto.

   

3. Cambie el título de Presupuesto a Planificado.
   1. Haga un clic derecho en el título de la columna y escoja Título de columna del menú.

      Se abre el cuadro de diálogo Título, mostrando el término Presupuesto.

   2. Introduzca Planificado como se indica más abajo, y pulse Aceptar.

      

4. Seleccione Cuenta de mayor y pulse el botón Por; a continuación, seleccione Actual y pulse el botón Sumar. Observe que Planificado cambia automáticamente, convirtiéndose también en una columna de resumen. Estos cambios permiten clasificar los datos de Actual y Planificado por cuenta.
5. Introduzca un título para el informe.
   1. Pulse Insertar en la barra de herramientas y seleccione Encabezado de informe. En el objeto Encabezado de informe, introduzca

      Century Corporation
      2010 Income Statement

      seguido de una línea en blanco, para dejar espacio entre el encabezado y el informe.

   2. Resalte el texto del encabezado, haga un clic derecho y escoja Justificar, Centro.

      Aparece Report Painter, como indica la siguiente imagen.

      

   3. Pulse el icono de Guardar y seleccione Ejecutar para ver el trabajo realizado hasta el momento.

      

      Como preveíamos, la salida muestra los datos de Actual y Planificado correspondientes a cada cuenta del Plan de cuentas. Las cuentas aparecen listadas de menor a mayor. En el informe completo, las cuentas llegan a 5200.

      A continuación vamos a crear una columna que refleje la diferencia entre las cantidades de Actual y Planificado. Esta información ayudará a Century Corporation a determinar qué productos debería impulsar el equipo de ventas, y los lugares en que concentrar los esfuerzos de reducción de gastos.

6. Coloque el cursor sobre la última columna del informe. Pulse el botón Opciones, y selecione la pestaña Computes del menú Informe.

   Se abre el cuadro de diálogo Opciones de informe.

7. Asigne el nombre Varianza al campo que está calculando y cambie el formato decimal a D12.2B. (B coloca entre paréntesis cualquier número negativo que aparezca en la salida.)
8. Pulse el botón Campos (parte inferior derecha) para abrir la lista de campos. Haga un doble clic en ACTUAL_AMT, pulse el signo menos (-) de la calculador, y haga un doble clic en BUDGET_AMT. Pulse Cerrar para cerrar la ventana Insertar campo. Su expresión queda reflejada en la ventana de entrada.

   

9. Pulse Aplicar para hacer que el valor calculado esté disponible en la lista de campos. Pulse Aceptar para añadir la columna a Report Painter.
10. Pulse la columna Varianza y compruebe que el botón Sumar está seleccionado.
11. Para dar un título más descriptivo a la nueva columna, haga un clic derecho en Varianza y escoja Título de columna. En el cuadro de diálogo Título, introduzca:

    Increase/
    (Decrease) 

12. Guarde su trabajo y pulse el icono de Ejecutar.

    La salida muestra el aumento o la disminución de cada valor de Actual, en relación a la cantidad de Planificado correspondiente.

    

13. Aunque está entre paréntesis, los valores negativos no se aprecian claramente. Póngalos en negrita y de color rojo. El valor de esta información resultará más evidente cuando haya terminado la cuenta de resultados: los valores rojos, en negrita, indicarán claramente que tanto las ventas como los gastos están por debajo de lo esperado.

    Primero, defina la condición que desee resaltar y, después, el estilo aplicado al cumplirse la condición.

    1. Haga un clic derecho en Aumentar/reducir y seleccione Opciones.

       Se abre el cuadro de diálogo Propiedades de campo en la pestaña Estilo.

       

    2. Confirme que el campo de objeto activo se encuentre establecido en Datos de columna.
    3. Pulse el botón Editar condiciones (parte inferior izquierda).

       Se abre el cuadro de diálogo de la lista de condición.

       

    4. Pulse Nuevo.

       Se abre el cuadro de diálogo Editar condición.

    5. En el cuadro de entrada Condición, asigne el nombre DECREASE. A continuación, cree la siguiente expresión para reflejar los valores negativos.
    6. Escoja Varianza de la lista Campos, es menor que de la lista Relaciones, e introduzca 0 en el cuadro de entrada Valor.

       

    7. Pulse Aceptar.

       Se abre el cuadro de diálogo Lista de condiciones, mostrando la expresión terminada.

    8. Pulse Aceptar para volver a la pestaña Estilo, donde va a definir un estilo que se aplique cuando se cumpla la condición.
    9. Con DECREASE seleccionado en la lista Aplicar a condición, pulse el botón Seleccionar fuente, debajo de Gráfico.

       Se abre el cuadro de diálogo Fuente.

    10. Pulse el botón Color, seleccione RED en la paleta de colores, y pulse Aceptar.
    11. Después, escoja Negrita de la lista Estilo de fuente y pulse Aceptar.
    12. Pulse Aceptar nuevamente para volver a Report Painter.
    13. Pulse el icono Guardar, seguido del icono Ejecutar.

        La salida muestra todos los valores negativos en rojo, negrita.