Al crear un elemento nuevo (por ejemplo, una carpeta, informe o diagrama), será de ámbito privado. Ud. es el único que lo puede ver, ejecutar, modificar, etc. Los elementos privados aparecen junto con un icono gris.

Cuando esté listo para que accedan a él otros usuarios, puede publicarlo. Se activan las reglas establecidas para el elemento mismo, o las que se han heredado de un nivel superior. El icono del elemento aparece a todo color para indicar que está activo.