Wenn Sie ein neues Element erstellen (z. B. Ordner, Report oder Diagramm), ist dieses privat. Nur Sie können es sehen, ausführen, bearbeiten usw. Ein privates Element ist durch ein graues Symbol gekennzeichnet.

Wenn Sie möchten, dass andere auf das Element zugreifen können, können Sie es veröffentlichen. Hierbei werden alle Regeln aktiviert, die für das Element selbst eingestellt wurden oder von einer höheren Ebene übernommen wurden. Das Symbol des Elements wird farbig angezeigt, um zu kennzeichnen, dass das Element jetzt in Echtzeit zugreifbar ist.